Em continuidade às ações de modernização de serviços e produtos da gestão do prefeito David Almeida, a Prefeitura de Manaus, via Instituto Municipal de Planejamento Urbano (Implurb), está fazendo a indexação dos documentos digitalizados do acervo do arquivo central técnico administrativo, incluindo 648 mil itens. Até o momento, 142.370 arquivos já foram indexados, somando mais de 6,2 milhões de imagens processadas em formato A3, divididas em oito lotes. O serviço atualmente contempla cinco lotes iniciados.
“A gestão documental é estratégica e merece atenção especial. Tornar os processos digitais não só contribuí para diminuir gastos e manter o funcionamento das atividades, como também aumenta a produtividade, um dos focos da gestão do prefeito David Almeida”, explica o diretor-presidente do Implurb, Carlos Valente
A indexação vai permitir busca rápida e ágil no gerenciamento de documentos, organizados digital e eletronicamente, evitando perda de tempo antes no modo físico, quando se fazia busca em diversas pastas e caixas.
A digitalização de processos vem sendo realizada como um passo rumo à desmaterialização de papéis, que hoje já nascem eletrônicos. Mas o acervo de processos físicos, que incluem 6 mil caixas de 20 quilos de documentos, passou por gestão detalhada, organização, limpeza e descontaminação. No acervo há processos datados a partir de 1968.
Uma outra fase da gestão documental foi concluída com a transferência ordenada do acervo arquivístico para o depósito, com implantação e processamento dos itens.
“O sistema de indexação permitirá a busca de processos e documentos, aumentando o índice de produtividade do instituto para os requerentes, garantindo ainda um espaço virtual seguro para armazenagem e consulta”, afirmou Carlos Valente.
Os volumes indexados são repassados à Subsecretaria de Tecnologia da Informação (Subti), da Secretaria Municipal de Finanças e Tecnologia da Informação (Semef), para homologação e armazenagem no Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (Siged).
Digitalizados
Por meio de contrato firmado pelo Implurb, 005/2020, também foram digitalizadas 12.960 imagens em formato A0; 19.440 imagens processadas no tamanho A1; e 19.440 documentos no formato A2.
No caso do setor público, o uso de tecnologias se tornou ainda mais necessária, dentre outros fatores, para melhorar a eficiência operacional em tempos de pandemia.
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Texto – Claudia do Valle / Implurb
Fotos – Divulgação / Arquivo Implurb